Videokonferenzen – So leiten Sie sie richtig

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Im Rahmen der Corona-Pandemie müssen auch in der Autobranche Videokonferenzen als Ersatz für persönliche Meetings dienen.

Allerdings verlaufen Webkonferenzen nach ihren ganz eigenen Gesetzen, weshalb Führungskräfte in der Automobilindustrie einige Punkte beachten sollten, damit die Konferenz per Video genauso erfolgreich wie im persönlichen Rahmen verläuft.

Update der Teilnehmer

Bevor die Videokonferenz beginnt, sollten alle Teilnehmer auf einen einheitlichen Wissensstand gebracht werden. Idealerweise geschieht dies mit ein wenig Vorlauf, sodass eine ausreichende Vorbereitung möglich ist. Durch eine detaillierte Einladung per E-Mail kann dieser Anspruch einfach und unkompliziert erfüllt werden.

Definition der Ziele

Im Vorfeld sollte außerdem definiert werden, welches Ziel mit der Webkonferenz verfolgt wird. Der Leiter der Videokonferenz notiert sich idealerweise die wichtigsten Gedanken, Fragen und Ziele, um diese in der Videokonferenz entsprechend durchzugehen.

Überprüfung der Technik

Alle Teilnehmer der virtuellen Konferenz sollten im Vorfeld ebenfalls überprüfen, ob ihre eingesetzte Technik funktioniert, um Verzögerungen zu vermeiden. Dies betrifft sowohl Kamera und Mikrophon als auch das Endgerät und die Internetverbindung.

Pünktliches Erscheinen

Natürlich erscheinen idealerweise alle Teilnehmer pünktlich zur Videokonferenz, für den Moderator ist dies allerdings besonders wichtig. So hat er die Möglichkeit, alle Gesprächsteilnehmer zu begrüßen und professionell zu empfangen – so, wie es in der Automobilindustrie üblich ist.

Einbindung der Teilnehmer

Falls Tabellen, Grafiken oder andere Daten aus der Autobranche im Zuge der Webkonferenz präsentiert werden sollen, sollten diese im Vorfeld mit den Teilnehmern geteilt oder während der Konferenz eine Bildschirmfreigabe genutzt werden. So ist den Ausführungen leichter zu folgen.

Souveräne Moderation

Im Rahmen von Online-Konferenzen lassen sich die Diskussionen oft nur schwer kontrollieren, da die Teilnehmer leicht geneigt sind, gleichzeitig das Wort zu ergreifen. Der Moderator muss daher durchsetzungsfähig und besonnen agieren.

Die Debatte sollte durch ihn dirigiert werden, indem er auch die Möglichkeit nutzt, alle Teilnehmer auf stumm zu schalten.

Videokonferenz im Bewerbungsprozess

Auf Videokonferenzen stoßen aktuell auch viele Bewerber, die auf einer branchenspezifischen Jobbörse nach einer neuen Anstellung in der Autobranche Ausschau halten.

Im Bewerbungsprozess in der Automobilindustrie setzen sich die Videokonferenzen nämlich nun immer stärker durch. So sollten sich sowohl Personaler als auch Bewerber, die mithilfe einer Jobbörse zueinander finden, sich mit den gängigen Regeln und den Besonderheiten von Videokonferenzen im Vorfeld auseinandersetzen.

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